文档还躺在老妈的档案柜里

# 你的文档还躺在你妈妈的文件柜里 来源：https://gerireid.com/blog/organising-documentation-for-humans-and-ai/ 当你静下来想一想，这还挺疯狂的。 大多数文档都被组织成文件、文件夹和层级结构。一份文档放在一个文件夹里，这个文件夹又放在另一个文件夹里，表面上看起来整整齐齐。但问题是，知识很少会这样安分。 一个组件的无障碍决策可能影响设计、工程、内容和客户支持。那么，你该把它的文档放在哪里呢？主题越复杂，这个选择就越尴尬。 现代桌面隐喻（https://en.wikipedia.org/wiki/Desktop_metaphor）诞生于 20 世纪 70 年代的施乐 PARC 研究中心。早期的图形用户界面大量借鉴了物理办公概念，比如文档、文件夹和归档系统，因为那时候的办公室工作人员对这些东西很熟悉。 五十年过去了，我们仍然在用同样的思维模式。可是，30 岁以下的人里，还有多少人是真正用过实体文件柜的？ ## 我们继承下来的文件柜 我们很少停下来想想，我们的数字世界有多少是建立在这个古老的办公隐喻之上的。 我曾经跟一个同事共事，他把所有文件都直接保存在 Mac 桌面上。他靠空间感来导航，把文档放在屏幕上不同的区域，然后发展出肌肉记忆，知道它们在哪里。我都不确定他是否意识到，这些文件实际上保存在桌面文件夹下的一个目录结构里。 我从小就习惯了文档要放在文件夹里，作为 UX 设计师，我只是把这个概念延伸到了网站的信息架构上。 但想象一下，如果当初我们没有先入为主地被灌输这种树形结构，也许会出现更有创意、更偏向空间交互的界面。 ## 人们查阅文档不像图书管理员 有一种理论叫信息觅食（https://www.nngroup.com/articles/information-foraging/），它认为人们是根据线索来行动的，而不是系统地探索层级。 Peter Pirolli 和 Stuart Card 把人们描述为信息觅食者。这个词用来形容在网上找东西的人真是太酷了。就像獾在觅食小无脊椎动物一样，我们人类会寻找附近可能有用的信息的迹象，并不断决定是否要继续搜索。 这或许能解释为什么文档用户经常： - 先搜索，再浏览 - 探索几个层级后就放弃 - 直接问同事 - 创建重复的文档 信息往往存在，但人们就是本能地找不到它被存放在哪里。对当初设置文件柜的人来说，一切都合情合理，但因为文件被塞在好几层抽屉下面，跟冬季毛衣和登山袜混在一起，就永远找不到了。我们都熟悉那个团队的 Confluence 维基。 ## 知识放不进一个文件夹 再回到设计系统的话题，一个组件的无障碍决策可能会被放进文件柜的任何抽屉： - 设计 - 工程 - 内容 - 无障碍 - 客户支持 但我们的文件夹结构迫使我们只能选一个位置。一旦我们这么做了，其他所有路径就都变得更难走了。 几十年来，研究人员一直在讨论这个局限。20 世纪 90 年代初关于语义文件系统的研究就提出，信息应该通过属性和含义来检索，而不是通过物理位置。人们通常从主题和任务的角度来思考信息，而传统的文件系统则按位置来组织信息。 ## AI 暴露了问题 对比一下 AI 是如何导航的。大多数现代 AI 检索系统并不像传统文档库那样主要依赖文件夹结构。 一个设计令牌页面可以被检索到，是因为它提到了颜色对比，而不是因为它位于： 设计系统 → 基础 → 无障碍 → 颜色 我和 AI 系统打交道越多，就越明显地感觉到，文件夹是一种存储机制，而不是知识架构。AI 正在暴露一个人类多年来一直在绕道而行的问题。 ## 从存储架构到知识架构 我们生活在一个不断切换上下文的世界里。我那神经多样的大脑不断地在浏览器标签、应用程序、消息和手机之间来回切换。在这种环境下，指望人们记住文档的“正确”位置越来越不现实。 基于树的组织结构已经深深嵌入我们的工具和工作流程中，短期内不太可能消失。更有意义的问题是，我们如何让这些结构中的信息更容易被找到。与其为知识只找一个家，不如让它从多个方向被探索到。 现代文档受益于通向同一信息的多种路径： - 搜索 - 元数据 - 标签 - 交叉链接 - 相关内容 - 引用 - 语义关系 这个想法总是让我想起 Chase McCoy 那篇具有前瞻性的文章《设计系统作为知识图谱》（https://chsmc.org/2021/08/systems-as-knowledge-graphs/）。他在文中指出，设计系统本质上是相互关联的知识集合，而不是孤立的资产集；理解概念之间的关系往往比知道某条信息存放在哪里更有价值。 过去几年我一直在用 Obsidian 做笔记，它最强大的功能之一就是标签和链接如何创建出一张关系图。它不会把笔记硬塞进一个僵化的层级，而是展示想法之间如何连接、重叠和交叉。这比我用过的任何文件夹结构都更接近知识的实际运作方式。 我开始好奇，无障碍是否一直在指引我们走向这个方向（得意脸）。无障碍中反复出现的一个主题是，信息永远不应只依赖单一路径。我们不会只依靠颜色、形状或视觉位置来传达含义。 同样的原则也适用于文档。当人们可以通过搜索、导航、链接、元数据和相关内容来获取信息时，信息就变得更容易被发现。 那些帮助人类找到信息的特征，同样也有助于 AI 系统检索信息： - 清晰的结构。 - 有意义的标题。 - 有用的元数据和描述。 - 一致的语言。 - 概念之间的紧密关系。 目标不是找到一个存放信息的完美位置，而是让人们无论走哪条路都能轻松找到它。 ## 关上抽屉 多年来，我们一直把文档当作文件柜来对待——把东西放进正确的文件夹，然后贴上标签。 但说实话，很少有人会费心在我精心构建的层级里漫步，欣赏我的分类法。他们搜索、扫读、跟着链接走。一旦找信息感觉像在工作，他们就会放弃，直接去问别人。 一旦 AI 能访问你的文档，它根本不在乎你把东西放在哪里。它通过含义、上下文和关系来找到信息。 文档的未来不是一个更大的、标签更好的文件柜，而是一个连接的知识体，人类和机器都能从多个方向发现它。 --- 如果你对文件夹、文件柜或者“你妈妈”有强烈的看法，欢迎在 Bluesky（https://bsky.app/profile/gerireid.com）上找我。